Untuk melangit-kan acara Jambore 45 Tahun Tapal yang akan berlangsung di Annapurna Campsite, Kabupaten Bogor Jabar pada pertengahan Mei 2025, perlu kiat tersendiri, antara lain membuat publikasi pra, on, dan post/pasca-event. Apakah itu?
Sesuai namanya, seksi dokumentasi dan publikasi dalam sebuah kepanitiaan tugasnya tidak cukup hanya membuat dokumentasi baik foto ataupun video pun mempublikasikan acara tersebut agar publik tahu, minimal para pesertanya.
Terkait tugas itu, saya yang memang berada di seksi dokumentasi dan publikasi dalam tim kepanitiaan Jambore 45 Tahun Tapal, sudah membuat 6 tulisan pra event (sebelum acara jambore berlangsung) yang tayang di website TravelPlus Indonesia.
Keenam tulisan pra event itu, pertama tulisan hasil survei awal jelang akhir 2024 berjudul “Camcer plus Survei Lokasi Jambore 45 Tahun Tapal, Ini Enam Catatannya”. Kedua tulisan bertajuk “Sembilan Tema Kegiatan Ini Bikin Camcer Bermanfaat Lebih”.
Tulisan berikutnya atau yang ketiga: “Tips Mencari Glamping Harga Miring” dan yang keempat tulisan tentang diskusi persiapan jambore di villa milik Win yang berjudul “Toge Goreng Jadi Penutup Survei dan Inap di Villa”.
Dua lagi, tulisan kelima yang bertajuk “Ikut Glamping “45 Tahun TAPAL”, Ini yang Boleh dan Tidak Boleh Dibawa atau Dilakukan” dan tulisan pra event terakhir atau keenam ini yang berjudul “Kiat Mempublikasikan 45 Tahun Tapal agar Melangit”.
Di keenam tulisan tersebut, jelas mencantumkan acara Jambore 45 Tahun Tapal sehingga kegiatan dan nama Tapal otomatis ikut terangkat ke publik apalagi setiap link- tulisan berikut foto-fotonya diunggah di Threads akun IG saya @adjitropis dengan menyertakan sederet tagar terkait seperti #jambore45tahuntapal, #ultahtapal, #tapalanniversary, #tapal-jakarta, #ompatapal, dan #iisipjakarta.
Di samping publikasi pra event, saya juga akan membuat dokumentasi dan publikasi on event (saat acara jambore berlangsung) antara berupa konten video yang akan diunggah di akun reels @adjitropis dengan harapan admin IG Tapal ikut me-repost atau men-siar ulang konten tersebut. Ditambah tulisan dan konten video pasca/post-event atau setelah acara jambore berlangsung agar semakin terekspos luas.
Terkait publikasi dan informasi, Anisti selaku ketua Jambore 45 Tahun Tapal usai menggelar rapat koordinasi secara daring lewat zoom pada Sabtu (26/4/25) malam mengatakan akan mengadakan technical meeting dalam waktu dekat untuk seluruh peserta jambore. “Dengan technical meeting, kita bisa melihat muka panitia masing masing dan panitia menjelaskan sesuai bidangnya secara langsung kepada seluruh peserta,” jelas Anisti yang biasa dipanggil Ithink.
Saya termasuk yang merespons positif technical meeting dengan memberi penjelasan cukup panjang, bahwa masing-masing wadah/saluran publikasi/informasi itu punya kelebihan dan kekurangan. “Kalau tulisan kelebihannya banyak, di antaranya informasinya terpublikasikan lebih luas dan sekaligus mengangkat nama Tapal”.
Lewat WAG, cakupan luasnya hanya sebatas penghuni WAG. Sedangkan tekmi atau technical meeting lebih terfokus pada peserta WAG dan kelebihannya bisa tatap wajah dengan peserta (meskipun agak berat mengumpulkan seluruh peserta wajib hadir). Kedua cara itu juga bermanfaat.
“Intinya, sejauh itu punya manfaat untuk mempublikasikan/menginformasikan Jambore 45 Tahun Tapal atau sesuatu yang dianggap penting agar lebih terang, ya lakukan saja”.
Imbauan Publikasi
Di WAG Jambore Tapal, Ismail atau bisa disapa Maink, salah satu anggota senior Tapal yang masuk dalam tim kepanitiaan, mengajak peserta Jambore 45 Tahun Tapal untuk ikut berperan mempublikasikan flyer dan konten video reels kegiatan ini yang sudah dibuat panitia lewat akun media sosial (medsos)-nya masing-masing.
“Bisa juga mempublikasikan atmosfer dan kegiatan tersebut sehingga lebih banyak diketahui khalayak, khususnya mahasiswa dan alumni STP/IISIP nantinya,” imbaunya.
Maink juga mengajak peserta untuk ikut berpartisipasi sebagai donatur atau ikut mencarikan sumbangsih dari kawan-kawan lain. “Tujuannya untuk meringankan dan memeriahkan keberlangsungan jambore ini sehingga semangat kebersamaan dalam kegiatan jambore ini lebih terasa,” terangnya.
Agus Kepsek, juga salah satu anggota senior Tapal yang berada di tim kepanitiaan mengingatkan bahwa sekurangnya ada 2 indikator suksesnya suatu acara. Pertama, panitianya kompak dengan satu semangat yang sama. Kedua, pesertanya merasa nyaman, aman, dan happy.
“Jadi, jangan lupa sie acara buat acara yg bisa membuat peserta berbaur hepi menjadi kenangan terindah. Jangan lupa bawa gitar dan kecrekan. Dua alat itu bisa membuat suasana nyaman,” pesannya.
Personil tim kepanitiaan lainnya, Winarno juga berpesan bila tim panitia menemukan kendala dalam menyiapkan dan melaksanakan Jambore 45 Tahun Tapal sebaiknya dicari solusi terbaik yang bisa diterima semua.
“Jangan ambil keputusan sepihak dan terburu-buru saat ada ganjalan mengingat waktu sudah hitungan hari menuju hari H,” pesan anggota senior Tapal yang akrab disapa Win ini.
Naskah: Adji TravelPlus, IG @adjitropis & tiktok @faktawisata.id
Foto/flyer: adji & dok. Tim Panitia
Captions:
1. Flyer 20 Hari Menuju Glamping 45 Tahun Tapal.
2. Tulisan pra event ketiga Jambore 45 Tahun Tapal di TravelPlus Indonesia
3. Flyer acara Jambore 45 Tahun Tapal.
4. Tulisan pra event pertama Jambore 45 Tahun Tapal di TravelPlus Indonesia yang ditulis jelang akhir 2024, usai survei lokasi camping di Megamendung.
, Terimakasih telah mengunjungi Ulasani.com, semoga bermanfaat dan lihat juga di situs berkualitas dan paling populer Aopok.com, peluang bisnis online Topbisnisonline.com, pasang iklan gratis Iklans.com dan join di komunitas Topoin.com.
